Se connecter
1 Création de compte
1.1 Vous certifiez être majeur en fonction des lois de votre pays de résidence.
1.2 La création d’un compte « utilisateur » est gratuite et requiert l’utilisation d’une adresse email valide. La validation de la confirmation de création envoyée sur l’adresse email utilisée est obligatoire.
1.3 Dans le cadre d’une création de compte « Entreprise » vous certifiez être dûment autorisé(e) d’engager contractuellement et financièrement votre entreprise. La facturation de l’utilisation des services Contracktime est exclusivement à la charge de l’entreprise. La création d’un compte entreprise requiert l’utilisation d’une adresse email valide. La validation de la confirmation de création envoyée sur l’adresse email utilisée est obligatoire.
2.1 Lorsque vous créez un compte utilisateur vous acceptez que
2.1.1 les informations suivantes soient visibles à l’ensemble des entreprises clientes de Contracktime® : votre nom d’utilisateur/pseudonyme choisi lors de la création de votre compte utilisateur ainsi que l’affichage partielle via uniquement l’extension @entreprise.com de votre adresse email.
2.1.2 Lorsqu’une entreprise vous ajoute à ses utilisateurs celle-ci ait accès à vos noms, prénoms, nom d’utilisateur, adresse email complète et éventuellement numéro de téléphone et photo de profil si vous les avez enregistrés.
2.2 Lorsque vous créez un compte entreprise, les données ne sont pas accessibles aux utilisateurs ni aux autres entreprises clientes de Contracktime®.
2.3 Lorsque vous êtes un utilisateur, vous acceptez que les données que vous enregistrez sur le compte d’une entreprise appartiennent à l’entreprise même après la rupture de votre relation professionnelle, contractuelle, ou autre et ce quelle qu’en soit la raison.
2.4 Forest CM reconnaît le caractère strictement confidentiel de l’ensemble des données qui lui sont communiquées et s’engage à traiter les données reçues dans le respect du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 tel que transposé en droit belge par la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.
2.5 A cet égard, il est précisé que les parties traitent réciproquement leurs données d’identité et leurs coordonnées, et ainsi que celles relatives à leurs éventuels (sous)sous-traitant(s), leur personnel, collaborateurs, préposés et toute autre personne de contact utile. Les finalités de ces traitements sont l’exécution de cette convention dans le cadre de laquelle une banque de données relatives aux utilisateurs et aux sociétés existe. Le traitement desdites données est nécessaire à l’exécution de la solution Contracktime®.
2.6 Au titre de la réglementation RGPD, il est entendu que l’entreprise cliente (« compte entreprise ») est seule responsable du traitement des données, Forest CM est uniquement un sous-traitant.
2.7 Forest CM s’engage à traiter honnêtement les données à caractère personnel précitées uniquement dans les finalités mentionnées, ainsi qu’avec la plus grande discrétion possible et ce conformément aux dispositions du règlement général de la protection des données.
2.8 Forest CM imposera la même obligation de confidentialité et de respect de la règlementation afférente à la protection des données à caractère personnel à tout éventuel sous-traitant avec lequel il collaborerait.
2.9 En cas de services de cloud computing, Forest CM s’engage à n’avoir recours qu’à des serveurs sis dans l’Espace Economique Européen.
2.10 Vous vous engagez à prendre toutes précautions d’utilisation, notamment à réaliser toutes les sauvegardes parallèles lors de l’utilisation pour les données telles que, mais non limitées à : les emails, les comptes-rendus de réunion, les fichiers planning, poste de prix, etc.
2.11 Cas particulier des emails :
2.11.1 Vous pouvez connecter votre compte Contracktime directement soit à votre compte Microsoft Outlook soit à votre compte Google Gmail. Il est nécessaire d’utiliser la même adresse e-mail. Cette connexion vous permet de visualiser vos emails directement dans l’application. Contracktime ne fait qu’afficher les emails et en aucun cas ne procède à une sauvegarde et copie automatique de l’ensemble de vos emails. La sauvegarde et copie d’un email dans Contracktime ne peut se faire que manuellement par l’utilisateur ; vous néanmoins consentez que Contracktime sauvegarde automatiquement l’ensemble de la conversation (emails parents et/ou enfants) d’un email manuellement sauvegardé/copié. Ce mécanisme permet d’attribuer automatiquement les associations d’un email à l’ensemble de la conversation et ainsi simplifier la saisie pour l’utilisateur qui n’a pas besoin d’entrer les données pour chaque email individuellement.
2.11.2 Dans le cas où vous avez choisi d’installer également localement soit le complément Contracktime pour Outlook soit le complément Contracktime pour Gmail, le complément ne permet qu’une sauvegarde/copie manuelle d’un email par l’utilisateur ; vous néanmoins consentez que Contracktime sauvegarde automatiquement l’ensemble de la conversation (emails parents et/ou enfants) d’un email manuellement sauvegardé/copié. Ce mécanisme permet d’attribuer automatiquement les associations d’un email à l’ensemble de la conversation et ainsi simplifier la saisie pour l’utilisateur qui n’a pas besoin d’entrer les données pour chaque email individuellement.
2.12 Protection des données
2.12.1 Contracktime utilise un pare-feu d’application Web (WAF) global, nommé contracktime-generic-owasp-acl, qui est intégré dans l’infrastructure. Ce WAF est attaché aux distributions CloudFront et comprend dix règles OWASP conçues pour protéger l’application contre les menaces de sécurité courantes telles que l’injection SQL, le Cross-Site Scripting XSS, le Cross-Site Request Forgery CSRF, et d’autres.
2.12.2 Dans l’application, le principal type de données collectées est le courrier électronique. Ces courriels sont stockés de manière hautement sécurisée, Contracktime utilise le cryptage et les contrôles d’accès pour protéger les informations sensibles. En outre, les adresses électroniques constituent l’un des identifiants et l’une des méthodes de communication les plus utilisés dans l’application, ce qui facilite les interactions et les notifications des utilisateurs.
2.12.3 Le système ne prend pas actuellement en charge une période spécifique de conservation des données, étant donné que l’application implique des données collaboratives partagées entre différents utilisateurs.
2.12.4 En archivant vos emails depuis le complément Microsoft Outlook ou Google Gmail ou en vous connectant directement depuis la webapp, Contracktime aura accès pour chaque email aux données suivantes :
– Email ID
– Conversation ID
– Liste de distribution
– Objet
– Corps du texte
– Pièce jointe
2.12.5 Les données personnelles ainsi que les données Microsoft Outlook et/ou Google Gmail d’utilisateurs seront visibles uniquement par les entreprises clientes de Contracktime auxquelles vous êtes ou avez été associé(e).
2.12.6 Contracktime ne partage et/ou transfert vos données à aucune société Tierce.
3 Suppression de compte et des données
3.1 Lorsque vous supprimez votre compte utilisateur, la suppression est
3.1.1 effective immédiatement et vous n’avez plus accès aux données des entreprises auxquelles vous étiez associé(e).
3.1.2 Vos nom utilisateur et adresse email partielle n’apparaissent dans la liste des utilisateurs contracktime disponible pour les entreprises clientes.
3.1.3 Vos données personnelles (nom utilisateur, nom, prénom, téléphone et adresse email) sont :
3.1.3.1 Définitivement supprimées de la base de données contracktime si votre compte utilisateur n’est ou n’a été associé à aucune entreprise cliente encore active dans contracktime
3.1.3.2 Si vous avez ou vous êtes associé(e) à au moins une entreprise cliente active de contracktime alors vos données personnelles ainsi que vos données d’utilisateur Microsoft Outlook et/ou Google Gmail seront conservées dans l’environnement de cette entreprise cliente jusqu’à l’expiration de sa relation contractuelle avec contracktime.
3.2 Lorsque vous supprimez votre compte entreprise, la suppression est
3.2.1 Effective à l’issue du dernier terme de facturation en cours ; vous n’avez plus accès par la suite aux données de vos projets ; il est de votre responsabilité de sauvegarder les données que vous souhaitez conserver. Si vous souhaitez simplement suspendre les services Contracktime® à partir du panneau de facturation de votre compte d’entreprise, la facturation automatique cessera à la fin de la période de facturation en cours et vous conserverez un accès gratuit en lecture seule à vos données.
3.2.2 Ne sera définitive qu’au bout de 60 jours après le dernier paiement effectué. Vous disposez d’un délai de 60 jours pour nous demander de réactiver votre compte. Passé ce délai, les données relatives à votre compte et vos projets seront effacées intégralement des serveurs de Contracktime®. Sur demande, un certificat de confirmation de suppression peut être émis.
4.1 Ajouter un ou plusieurs utilisateurs
L’entreprise choisit ses utilisateurs parmi l’ensemble de la communauté des utilisateurs Contracktime (avec un compte utilisateur).
L’utilisateur reçoit sur son adresse email une demande de validation d’être ajouté à l’environnement de l’entreprise.
L’entreprise, via son compte entreprise, est la seule responsable de l’attribution ou retrait des droits d’accès aux utilisateurs dans son environnement.
Un utilisateur ne peut pas se connecter de son propre chef à l’environnement d’une entreprise.
Un utilisateur peut être associé à plusieurs entreprises. Dans ce cas seul l’utilisateur à accès aux données des entreprises ; les entreprises concernées n’ont pas d’accès entre elles aux données de l’autre. Exemple : vous associez à votre entreprise un/une consultante externe.
Dans tous les cas, le fait d’associer un utilisateur à une entreprise ne constitue en aucun cas un contrat de travail ou de collaboration. Chaque entreprise cliente est seule responsable de s’assurer d’avoir pris toutes les dispositions légales requises entre l’entreprise et l’utilisateur pour pouvoir traiter les informations avec/depuis l’utilisateur.
4.2 Supprimer un ou plusieurs utilisateurs
L’entreprise peut supprimer un utilisateur de son compte. L’utilisateur n’aura définitivement plus accès aux projets et données de l’entreprise.
L’entreprise conservera un accès aux données enregistrées par l’utilisateur durant la collaboration.
4.3 La gestion des équipes
4.3.1 Création d’une équipe
Au niveau du profil de votre compte entreprise dans l’onglet « gestion des équipes » vous avez la possibilité de créer une équipe d’utilisateurs pour chaque projet créé.
Un utilisateur doit obligatoirement être membre de l’équipe projet pour pouvoir accéder aux données du projet.
4.3.2 Sélection des membres d’une équipe
Vous ne pouvez désigner comme membre d’une équipe qu’un utilisateur ayant été au préalable associé à votre entreprise.
Vous sélectionnez pour chaque projet les membres parmi vos utilisateurs. Un utilisateur peut être membre de plusieurs projets en même temps.
4.3.3 Supprimer un membre
Vous pouvez à tout moment supprimer un membre de l’équipe d’un projet. L’utilisateur n’aura plus d’accès aux données du projet mais restera toujours associé à votre entreprise. Si vous souhaitez par la suite le supprimer de votre entreprise, vous pouvez le faire au niveau de l’onglet « gestion des utilisateurs » dans votre profil entreprise.
5 Propriété intellectuelle et propriété des données hébergées
5.1 Tout Utilisateur reconnaît qu’aussi bien le site web commercial que la web application Contracktime® et extensions/add-in téléchargeables, sont la propriété exclusive de Forest CM SPRL. Ainsi, tout logiciel ou développement, code source, graphique, texte, image, logo, ou autre contenu présent sur le site web, la web application, les extensions/Add-in ou autre, nécessaire à son fonctionnement ou à sa présentation, font l’objet de droits d’auteur, de marques ou autres droits de propriété intellectuelle appartenant exclusivement à Forest CM SPRL. Plus précisément, les contenus, leurs noms, leur présentation visuelle, les questions techniques et les solutions qu’ils contiennent relèvent d’un droit de propriété exclusif de Forest CM SPRL. Il n’existe aucun transfert de droit de propriété sur le contenu du site web, la web application, les extensions/Add-in ou autre hormis le droit d’utilisation tel que défini ci-dessous. Forest CM SPRL accorde aux Utilisateurs un droit d’utilisation non exclusif et sans droit de sous-licence sur le contenu du site web, la web application, les extensions/Add-in ou autre, pour la durée et dans les conditions de leur utilisation.
5.2 Le client conserve l’entière propriété des données qu’il héberge et génère sur l’application. Forest CM se réserve le droit de les dupliquer à des fins d’hébergement et de sauvegarde.
5.3 Tous droits d’auteur, marques et autres droits de propriété intellectuelle (qu’ils fassent ou non l’objet d’un enregistrement) ainsi que tout autre droit de propriété ou autre droit portant sur la Solution, les interfaces et développements spécifiques en découlant pour les besoins de l’intégration au système d’information du Client, les guides d’utilisation et la documentation y afférent (ci-après désignés ensemble les « Droits ») sont et resteront en toutes circonstances la propriété exclusive de Forest CM ou de ses donneurs de licence.
5.4 Le Client sera exclusivement responsable des conséquences directes et indirectes de l’intervention d’un tiers ou d’un Utilisateur sur la Solution et indemnisera Forest CM de toutes conséquences (dommages, frais, y compris honoraires d’avocat, etc.) et de toute condamnation en résultant, y compris à l’égard de tiers, prononcée par une décision de justice exécutoire, sans préjudice des autres recours et indemnités dont bénéficierait Forest CM conformément au Contrat.
5.5 Données publiées par le client : le client réserve à Forest CM le droit de publier, dupliquer, copier, exploiter et conserver les données exposées publiquement par le client à travers les fonctionnalités de la Solution
5.6 Vous acceptez que Forest CM ait le droit de créer un portfolio avec vos noms et logos directement et indirectement liés aux Services et que ce portfolio pourra être utilisé à des fins de développement de clientèle. Ce portfolio pourra être distribué par Forest CM sur des plateformes Web ou par tout autre moyen de communication raisonnable, et ce, pour des fins promotionnelles seulement.
6.1 Sous réserve des termes et conditions du présent Contrat, Forest CM SPRL vous accorde une licence personnelle, non exclusive, intransférable et révocable pour utiliser le Produit contracktime® sur vos matériels informatiques professionnels (ordinateur, smartphone, tablettes).
6.2 En approuvant les conditions générales lors de la création de votre compte, utilisateur ou entreprise, vous vous engagez à ne pas faire de rétro-ingénierie, copier, démonter ou décompiler tout ou partie, logiciel ou autre objet tangible qui vous est fourni que cela soit pour votre compte personnel ou à des fins de commercialisation ou autre.
6.3 Vous vous engagez, en outre, à ne pas donner en location, vendre, sous licencier, céder ou transférer, de quelque manière que ce soit, l’application Contracktime®, à un tiers, y compris l’une quelconque de vos filiales et/ou partenaires.
6.4 Toute utilisation de l’application Contracktime® non conforme aux présentes constituerait une atteinte au droit d’exploitation de Forest CM SPRL sur l’application Contracktime® et serait constitutive du délit de contrefaçon au sens des dispositions du Code de la Propriété Intellectuelle.
7.1 La grille tarifaire est définie sur la base du nombre d’utilisateur et du nombre de projet avec un statut ACTIF. Vous serez facturé(e) mensuellement. Lorsque vous modifiez l’état d’un projet en INACTIF vous conserverez alors un accès en lecture simple aux données du projet pendant une période de 12 (douze) mois ; aucun ajout, modification, suppression ou autre action ne sera possible. Une extension de délai pour une période pour un coût supplémentaire à définir peut-être autorisée sur demande écrite par email.
7.2 Les prix des différents services mentionnés sur le site internet www.contracktime.com s’entendent sauf mention expresse contraire, hors TVA.
7.3 Vous pouvez modifier, suspendre ou annuler votre abonnement à partir du panneau de facturation de votre compte entreprise. La modification s’applique avec effet immédiat. La suspension ou annulation est effective au terme de la dernière période de paiement.
7.4 Forest CM se réserve le droit de réviser les prix et d’en informer le Client au plus tard 30 jours avant la mise en application des nouveaux tarifs.
7.5 Les montants dus sont facturés par le Prestataire et sont payables par prélèvement bancaire ou dans les quinze jours à date de l’émission de la facture. A défaut d’un paiement à l’échéance, le Prestataire peut, sans mise en demeure préalable, réclamer le paiement d’intérêts de retard au taux de 12% l’an et le paiement d’une pénalité forfaitaire d’une somme équivalente à 10% du montant impayé à l’échéance, et ce, sans préjudice de la possibilité de suspendre ou restreindre l’accès au Service ou de résilier le Contrat comme prévu aux articles 11 et 12 des présentes conditions générales.
8.1 Le système de facturation est sous-traité à la société Stripe (https://stripe.com/fr-be/legal/dpa).
8.2 Les données bancaires sont enregistrées et sauvegardées uniquement via la plateforme Stripe, en aucun cas Forest CM ne stocke vos données bancaires dans ses systèmes.
9 Disponibilité d’accès au service
9.1 Forest CM s’engage à mettre en œuvre les moyens nécessaires pour assurer la continuité et la qualité d’accès à la solution.
9.2 Toutefois, Forest CM se réserve le droit de restreindre totalement ou partiellement l’accès à la Solution SaaS afin d’en assurer la maintenance.
9.3 Forest CM informera le Client de telles opérations par email auprès de l’adresse référencée au niveau du compte entreprise et/ou utilisateur.
10 Obligations et responsabilités du Client et de l’utilisateur
10.1 L’utilisateur est entendu ici comme toute personne qui agit que ce soit via un compte utilisateur ou un compte entreprise.
10.2 Le Client détermine seul qui en son sein a accès au Service via la fonctionnalité de gestion des utilisateurs sur son compte entreprise. Il est de la seule responsabilité du Client de déterminer qui a accès au compte de l’entreprise et in fine d’engager financièrement le client.
10.3 Le Client exploite seul et sous sa responsabilité la solution informatique mise à sa disposition par le biais du Service.
10.4 Le Client et l’utilisateur sont tenus de faire un usage du Service dans le respect des lois
10.5 Le Client et l’utilisateur doivent, en particulier, s’abstenir d’utiliser le Service : · pour y stocker tout contenu illégal (contenu pornographique, raciste ou extrémiste, etc.) ou pour stocker des informations en violation de droit de propriété intellectuelle de tiers (musique, photos, films, œuvres littéraires, logiciels, jeux vidéo, …) ; · pour recourir à la technique du spamming sur le réseau internet ou pour se livrer à toute activité » d’intrusion ou de tentative d’intrusion à partir du Service (tels le scan de ports, le sniffing, le spoofing, etc.).
10.6 Le Client et l’utilisateur doivent s’abstenir de toute tentative de récupération des clés de licence utilisées par le Prestataire dans le cadre de l’exécution du Contrat.
10.7 Le Client et l’utilisateur ne peuvent céder, prêter ou divulguer de matière volontaire ou involontaire du fait de sa négligence, de l’absence de précaution nécessaire, les Codes de connexion ainsi que de ceux des utilisateurs, le cas échéant.
10.8 Le Client et l’utilisateur sont tenus de fournir au Prestataire des informations correctes, complètes et à jour.
10.9 Le Client veille à ce que les utilisateurs fassent un usage du Service et des Codes de connexions conforme aux présentes conditions.
10.10 Le Client et l’utilisateur garantissent le Prestataire contre toute action d’un tiers qui serait liée à un usage du Service contraire aux présentes conditions générales ou à la loi
11.1 Résiliation sur initiative du Client
11.1.1 Le client peut résilier son contrat en supprimant simplement son compte utilisateur et/ou son compte entreprise (voir ci-dessus article 3)
11.1.2 Forest CM a droit au paiement des prestations accomplies jusqu’au jour de la résiliation effective, laquelle interviendra à l’issu du dernier terme de paiement.
11.2 Résiliation sur initiative de Forest CM
11.2.1 Dans le cas de manquement grave par le client (utilisateur et/ou entreprise) à une quelconque des obligations résultant du contrat, Forest CM pourra la mettre en demeure, par email, de réparer ce manquement dans un délai maximum d’un (1) mois, au visa express de cette clause.
11.2.2 Forest CM se réserve également le droit de suspendre sans préavis l’accès à la solution en cas de suspicion légitime d’usage frauduleux ou de tentative d’usage frauduleux de la Solution.
11.2.3 S’il n’est pas remédié à ce ou ces manquements dans un délai d’un (1) mois, le contrat sera alors réputé résilié automatiquement sans préavis ni formalité judiciaire.
11.2.4 La résiliation du présent contrat en cas d’inexécution contractuelle de l’une de ses obligations par le Client, entraîne automatiquement et de plein droit la déchéance du terme pour toutes les sommes dues par le Client à Forest CM y compris des sommes dues au titre des engagements contractuels, lesquelles deviennent immédiatement exigibles.
12 Modifications des conditions générales
12.1 Forest CM peut modifier les présentes conditions générales. Il communique les nouvelles conditions générales au Client 8 jours au moins avant leur entrée en vigueur.
13.1 Le Client s’engage à maintenir une adresse électronique de contact fonctionnelle et relevée régulièrement. Forest CM effectuera toutes les communications par l’intermédiaire exclusif de cette adresse électronique.
14.1 Toute demande de support ou assistance peut se faire via le formulaire de contact sur le site internet www.contracktime.com ou via l’adresse support@contracktime.com
14.2 L’assistance est disponible de 9h à 18h (UTC/GMT +01 :00) du lundi au vendredi hormis les jours fériés (01/01, 14/01, 20/03, 01/05 et le 25/07 plus 6 autres jours non fixes chaque année).
15.1 L’utilisation de la solution et les présentes conditions d’utilisation sont régies par la loi belge. En cas de litige, seuls les tribunaux du siège social de Forest CM sont compétents.