Forest CM, l’entreprise qui édite la plateforme Contracktime® a été créée en 2012 à l’initiative de M. Nicolas Forest pour répondre à un besoin pressant des acteurs des projets du secteur industriel. Pendant plus de 20 ans, Nicolas Forest a été consultant expert en gestion des contrats et des réclamations auprès de différents secteurs industriels et dans différents pays aussi bien côté client que du côté fournisseur.
EXPERTISE
CONTRATS
Montage des contrats
d’ingénierie, d’approvisionnement et d’installation.
MISE EN SERVICE
Assistance à la mise en service des projets et veille performance et rentabilité
ANALYSE
Accompagnement à la collecte des documents et données projets, reconstitution des faits et analyse des litiges
REGLEMENTS
Initiatives et propositions de règlements des conflits projets
Comment est née ContrackTime®
Problématique
Par définition, toute information produite dans le cadre d’un projet a potentiellement une valeur contractuelle, que celle-ci soit produite aussi bien par les membres « productifs » de l’équipe projet que par une personne en charge d’une fonction support, et ce jusqu’à la direction de l’entreprise. Il est entendu que cela s’étend également à toute information reçue de toute autre partie au projet (Client, sous-traitant, fournisseur, partenaire, tierce partie, etc).
Pour identifier toutes les données, il s’agit de prendre chaque discipline/compétence/expertise qui est impliquée dans le projet. Le principe fonctionne pour tout secteur d’activité.
A titre d’exemple, la séquence classique d’un projet industriel est :
Etude
Achats
Fabrication
Installation
Essai
Réception
Il y a donc 6 compétences « productives » auxquelles s’ajoute 6 compétences « supports » indispensables : Contrôle Qualité / Contrôle Sécurité-Santé-Environnement / Contrôle financier-comptabilité / contrôle Planning / administratif / département juridique-légal.
Pour chaque fonction, il s’agit de répondre au quoi, qui, quand et où :
- Quelles informations/données sont produites
- Qui les produit
- Quand sont-elles produites
- Où sont-elles stockées, enregistrées, archivées
Une masse d'informations écrites à traiter
Date de l'email
Liste de distribution
Objet & corps du texte
Avec ces réponses aux questions Quoi, qui et Quand, il ne reste plus qu’à :
En intégrant directement les emails reçus et envoyés, les comptes-rendus de réunion dans le planning contractuel, nous avons la photo strictement factuelle de la situation.
Exemple : je peux anticiper dès maintenant que je vais être en retard sur telle tâche planning prévue de démarrer à court terme parce qu’aujourd’hui les parties discutent encore de points bloquants pour l’approbation des documents techniques.
La vision est factuelle et indiscutable car basée sur des données communes aux parties impliquées dans la modification, le changement contractuel : nous sommes tous deux en copie de l’email, nous sommes tous deux participants de la réunion.
Les causes des déviations | Changements | Variations
99%
des déviations qui apparaissent en cours de projet sont issus des clauses techniques ou spéciales du contrat (cahier des charges, planning, prix). L’adaptation en cours de projet des clauses administratives ou générales est très souvent la conséquence, par effet cascade, d’une mise à jour des clauses techniques (ex: mise à jour d’une garantie bancaire à la suite de travaux supplémentaires, d’une extension de délais…)
Il n’existe que 2 types de déviation/changement contractuel :
Des tâches nouvelles
Les tâches prévues au contrat
ne sont réalisées ni dans les délais prévus et/ou ni au budget prévu/prix fixé au contrat.
Problème des clients
- Impacts financiers importants : coûts directs des écarts, frais de procédures judiciaires, etc.
- Retards.
- Détérioration des relations entre les parties.
Dans la conduite d’un projet, de la signature du contrat à son exécution, chaque jour des informations sont produites par les équipes projets (direction, membres productifs, équipes de support, etc.) et par les autres parties (clients, fournisseurs, partenaires, tierces parties, etc.). Il s’agit d’une masse d’informations difficiles à traiter et à gérer. Ces informations ont pourtant dans de nombreux cas valeur contractuelle.
Opportunité
Une mauvaise nouvelle communiquée tôt est une bonne information.
Au plus tôt le chef de projet dispose d’une analyse d’un événement non prévu au contrat, au plus tôt il sera en mesure de prendre les décisions opérationnelles nécessaires tout en maîtrisant les variations du planning et du budget. Un suivi rigoureux des projets permet une identification des écarts en amont qui entraine une forte baisse des claims et disputes ainsi qu’une optimisation des compensations obtenues (ou baisse des coûts) sur les claims restantes/résiduelles. Le client gagne sur les 2 tableaux et diminue ainsi le coût de son projet de 2 à 5%.