Dans l’industrie du Bâtiment et des Travaux Publics (BTP), la gestion
documentaire joue un rôle critique. Une mauvaise organisation des
documents peut entraîner des retards, des surcoûts et des conflits entre les
parties prenantes. La mise en place d’une solution de gestion électronique
des documents (GED) constitue une réponse efficace pour minimiser les
risques de litiges et améliorer la collaboration entre les acteurs du projet.

Les Enjeux de la Gestion Documentaire dans le BTP

Les projets de construction impliquent une multitude de documents, allant
des plans et contrats aux rapports d’avancement et aux correspondances
entre les parties prenantes. La dispersion des informations, les erreurs de
version et les pertes de documents sont des sources fréquentes de
contentieux. Une gestion documentaire efficace permet d’assurer :

La centralisation et l’accessibilité des documents

Tous les fichiers sont stockés sur une plateforme unique, permettant un
accès rapide et structuré aux données.

La traçabilité et la sécurisation des informations

Chaque document est horodaté, signé numériquement et protégé contre
les modifications non autorisées.

La mise à jour des versions et la gestion des modifications

Un historique des versions permet d’éviter les erreurs liées aux versions
obsolètes et d’assurer une documentation conforme aux exigences
réglementaires.

Comment la GED Réduit les Litiges ?

Amélioration de la Traçabilité et de la Transparence

Une plateforme GED permet de suivre toutes les modifications et échanges
de documents. Chaque action est horodatée et enregistrée, garantissant
ainsi un historique précis. En cas de désaccord sur un plan ou un document
contractuel, il est possible de retrouver la version exacte en vigueur à un
moment donné.

Accès Contrôlé et Gestion des Versions

L’un des problèmes majeurs dans le BTP est l’utilisation de versions
obsolètes de documents. Grâce à un système de GED, toutes les parties
prenantes disposent toujours de la dernière version validée. Cela réduit
considérablement les erreurs d’exécution, limite les retouches imprévues et
évite les réclamations inutiles.

Réduction des Retards et des Surcoûts

Les litiges dans le BTP sont souvent liés à des délais non respectés et à des
modifications non validées par toutes les parties concernées. Une GED
permet :

Une validation rapide des documents grâce aux circuits de validation numérique.

Une identification rapide des blocages pour intervenir en temps opportun.

Une meilleure coordination entre les équipes sur site et les bureaux d’études.

Preuves Juridiques en Cas de Conflit

En cas de contentieux, la GED offre une piste d’audit claire avec des documents authentifiés et des historiques de modification. Les avantages incluent :
Archivage sécurisé des contrats et échanges formels.
Meilleure préparation en cas de procédure judiciaire.
Réduction des conflits grâce à une preuve documentaire objective.

Implémentation d’une Solution GED Adaptée au BTP

Pour maximiser les bénéfices d’une GED, il est essentiel de choisir une
solution adaptée aux spécificités du secteur BTP. Voici quelques critères
clés :
Interopérabilité : Compatible avec les logiciels de conception (BIM,
AutoCAD, Revit, etc.) pour assurer une transition fluide des documents
techniques.
Mobilité : Accès aux documents depuis un chantier via des applications
mobiles, permettant aux chefs de projet, ingénieurs et ouvriers d’avoir
toujours les bonnes informations.
Sécurité : Gestion stricte des droits d’accès avec des protocoles de
cryptage avancés pour éviter les fuites d’informations sensibles.
Collaboration : Outils de partage et de validation en temps réel, avec
notifications pour garantir le respect des délais et une coordination efficace.
Conformité réglementaire : Stockage des documents dans le respect
des normes en vigueur, garantissant une conformité légale en cas d’audit.

Conclusion

L’adoption d’une solution de gestion électronique des documents constitue
un levier stratégique pour les entreprises du BTP. En garantissant une
meilleure traçabilité, une collaboration optimisée et une réduction des
erreurs, la GED joue un rôle essentiel dans la prévention et la gestion des
litiges.

Grâce à une centralisation efficace des documents et à des processus
de validation optimisés, les acteurs du secteur peuvent
considérablement améliorer leur efficacité opérationnelle et sécuriser
leurs projets.

Adopter une GED n’est plus un luxe mais une nécessité pour garantir
le succès et la pérennité des projets de construction.