over – Contracktime

Forest CM, het bedrijf dat het Contracktime® -platform ontwikkelt, werd in 2012 opgericht door de heer Nicolas Forest om te voldoen aan een dringende behoefte bij stakeholders in industriële sectorprojecten. Meer dan 20 jaar lang was Nicolas Forest consultant, gespecialiseerd in contract- en claimsmanagement in verschillende industriële sectoren en landen, , zowel vanuit het perspectief van de klant als van de leverancier.

Expertises

CONTRACTEN

Structureren van engineering, inkoop- en installatiecontracten

COMMISSIEERING

Ondersteuning bij projectcommissies, prestatiemonitoring en winstgevendheid

ANALYSE

Ondersteuning bij document- en projectgegevensverzameling, feitelijke reconstructie en geschilanalyse

OPLOSSINGEN

Voorstellen en initiëren van projectconflictoplossingen

Hoe ContrackTime® is gecreëerd

Probleemstelling

Bij de definitie heeft elke informatie die binnen een projectkader wordt geproduceerd, contractuele waarde, of deze nu wordt gegenereerd door de ‘productieve’ teamleden van het project of door een ondersteunende functie, tot aan het bedrijfsmanagement. Dit geldt ook voor elke informatie die wordt ontvangen van andere projectpartijen (klant, onderaannemer, leverancier, partner, derde partij, enz.).

Om alle relevante gegevens te identificeren, moet elke discipline/expertise die betrokken is bij het project in overweging worden genomen. Dit principe geldt voor elke industrie.

Een typisch industrieel project volgt bijvoorbeeld de volgorde:

Studies

Inkoop

Fabricage

Installatie

Testen

Ontvangst

Dit betekent dat er zes ‘productieve’ competenties zijn, naast zes essentiële ‘ondersteunende’ functies: kwaliteitscontrole, gezondheid-veiligheid-milieubeheer, financiële boekhoudcontrole, planningscontrole, administratief beheer en juridische afdeling.

Voor elke functie zijn de vragen die moeten worden beantwoord:

Welke informatie/gegevens wordt geproduceerd?
Wie produceert deze?
Wanneer wordt deze geproduceerd?
Waar wordt deze opgeslagen, geregistreerd of gearchiveerd?

Een hoop geschreven informatie om te verwerken

Wat kan een eenvoudige e-mail onthullen om de kosten van een onverwachte gebeurtenis in een project te identificeren en in te schatten?

E-maildatum

Wanneer is het probleem ontstaan?

Distributielijst

Wie is erbij betrokken (team, klant, onderaannemers, enz.)?

Onderwerp & tekst van het bericht

Wat is het probleem?

Met deze antwoorden (Wat, Wie, Wanneer) zijn de volgende stappen:

Koppelen van deze informatie aan het schema en/of een budgetlijn om de projectstatus dagelijks te volgen.

Contractuele verantwoordelijkheden definiëren en de kosten- en tijdsimpact inschatten.

Door ontvangen en verzonden e-mails, evenals notulen van vergaderingen direct in het contractschema te integreren, verkrijgen we een volledig feitelijk overzicht van het project..

De oorzaken van afwijkingen, wijzigingen en variaties

99%

van de afwijkingen/wijzigingen die zich tijdens een project voordoen, komen voort uit technische of speciale contractclausules (specificaties, schema, prijzen). De administratieve of algemene clausules worden vaak aangepast als gevolg van updates van technische clausules (bijv. een bankgarantie-update na extra werk of een verlenging van de deadline).

Er zijn maar twee soorten contractuele afwijkingen/wijzigingen:

Nieuwe taken

die oorspronkelijk niet in het contract waren opgenomen

Contracttaken

die niet binnen de geplande deadlines en/of het budget zijn afgerond.

klientproblemen

Lopende of afsluitende project-/locatie ‘geschillen en claims’ verbruiken veel tijd en verstoren het industriële projectbeheer op meerdere niveaus:

Significante financiële gevolgen : kostafwijkingen, juridische procedurekosten, enz.
Vertragingen.
Verslechtering van de relaties tussen de partijen.

Deze ‘geschillen en claims’ ontstaan meestal door moeilijkheden bij het beheren en administreren van de enorme hoeveelheden informatie die binnen een project wordt geproduceerd.

Opportunité

Vervelend nieuws vroeg melden is goede informatie

Hoe eerder een projectmanager een onverwachte contractuele gebeurtenis analyseert, hoe eerder hij de noodzakelijke operationele beslissingen kan nemen terwijl hij de planning en budgetvariaties beheert. Rigoureuze projectbewaking maakt vroege identificatie van afwijkingen mogelijk, wat de claims en geschillen aanzienlijk vermindert en tegelijkertijd de vergoedingen optimaliseert die verkregen worden (of kosten reduceert) op resterende/overgebleven claims.